Warum modellbasierte Systeme in der Stadtverwaltung?

Modellbasierte Systeme bieten einen transparenten, kontrollierbaren und verständlichen Ansatz zur Gestaltung digitaler Verwaltungsprozesse. Sie machen die Annahmen über Abläufe, Zuständigkeiten und Entscheidungslogiken explizit und überprüfbar. Die Modelle sind für Mitarbeitende und Bürger*innen lesbar, veränderbar und an unterschiedliche lokale Gegebenheiten adaptierbar. Sie basieren auf nachvollziehbaren Optimierungsalgorithmen – deren Zielkriterien von der Verwaltung selbst definiert werden können.

Gerade im Kontext der kommunalen Digitalisierung und der Anforderungen des EU AI Act bieten modellbasierte Ansätze eine vielversprechende Grundlage für rechtssichere, nachvollziehbare und bürgernahe Verwaltungsprozesse. Denn: Verwaltungsleistungen – etwa die Ausstellung eines Dokuments, die Bearbeitung eines Antrags oder die Planung einer Maßnahme – sind meist klar umrissene, wiederholbare Aufgaben. Ihre Modellierung mithilfe statistischer Daten, Erfahrungswissen und rechtlicher Rahmenbedingungen ist nicht nur sinnvoll, sondern auch ein Beitrag zur Qualitätssicherung. Ein solches Modell kann als Zertifikat für die Funktionsweise eines digitalen Verwaltungsdienstes verstanden werden.

Eine modellbasierte Architektur erleichtert die Gestaltung und Weiterentwicklung kommunaler Systeme – und macht sie auch für nicht-technische Mitarbeitende zugänglich. Neue Anwendungen können schneller integriert werden, etwa durch das Einspielen von Basismodulen für typische Verwaltungsleistungen. Die Zahl verfügbarer Module wird künftig stark wachsen – und damit auch die Vielfalt möglicher digitaler Angebote für Bürger*innen.

Die Vorteile zeigen sich besonders im Vergleich zu heutigen Praktiken: Viele digitale Verwaltungsprozesse basieren auf individuell programmierten Workflows oder Formularlogiken, die bei jeder Änderung von Gesetz, Zuständigkeit oder Infrastruktur manuell angepasst werden müssen. Modellbasierte Methoden umgehen diese mühsame Revision: Statt den Prozess neu zu programmieren, wird das zugrundeliegende Modell angepasst – ein deutlich effizienterer und rechtssicherer Weg.

Ein häufiger Einwand lautet, dass die Erstellung solcher Modelle schwierig sei. Dabei sind zwei Aspekte zu unterscheiden:

• Subjektiv: Die Modellierung erfordert Expertise, über die viele Mitarbeitende nicht verfügen.
• Objektiv: Die Komplexität der Lebensrealität lässt sich nicht vollständig in formale Modelle fassen.

Wir vom AIRL halten den subjektiven Aspekt für überwindbar. Nicht alle müssen ein Modell erstellen – ein gut modellierter Prozess kann von vielen genutzt werden. Wenn der Nutzen klar ist, werden sich genug kompetente Personen finden, die ein Modell beisteuern – ähnlich wie in Open-Source- oder Open-Model-Communities. Tatsächlich sind viele Verwaltungsmodelle nicht besonders komplex. Die Sprache mag ungewohnt sein, doch die erforderlichen Informationen sind meist Teil des alltäglichen Verwaltungshandelns. Mit geeigneten Schnittstellen ist die Modelldefinition keine übermäßige Hürde. Zudem existieren KI-gestützte Verfahren, die diesen Prozess automatisieren können – etwa durch die Übersetzung natürlichsprachlicher Beschreibungen in formale Modelle.

Der zweite Einwand ist tiefgreifender: Es ist möglich, dass bestehende Modelle nicht alle Nuancen des Verwaltungshandelns erfassen. Doch genau hier setzt aktuelle Forschung an. Ungenauigkeiten lassen sich durch Mechanismen wie Replanning oder Zielbegründung kompensieren – viele davon sind bereits in modernen Systemen integriert.

Natürlich könnte man auf jüngste Fortschritte in der KI verweisen – etwa die Nutzung großer Sprachmodelle zur Bearbeitung von Bürgeranfragen oder zur automatischen Dokumentenerstellung. Doch solche Systeme bieten bislang nicht die Transparenz, Erklärbarkeit und Kontrollierbarkeit, die für die öffentliche Verwaltung essenziell sind. Gerade in sensiblen Bereichen – etwa Sozialleistungen, Bauplanung oder Bürgerbeteiligung – ist das entscheidend.

Modellbasierte Systeme ermöglichen eine Synthese: Wiederholbare, klar definierte Verwaltungsleistungen können durch maschinelles Lernen unterstützt werden; Sprachmodelle helfen bei der Modellgenerierung und Aufgabenbeschreibung; Optimierungsalgorithmen fokussieren auf effiziente Lösungswege – doch die Entscheidung, was getan wird, trifft das System auf Basis eines nachvollziehbaren Modells und klarer Kriterien.